Interne controle 2021
Reguliere interne controles
De interne controles over 2021 zijn door het team Administratieve Organisatie en Interne Controle (Team AO/IC) uitgevoerd volgens het door Gedeputeerde Staten in december 2020 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2021. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten invulling aan artikel 5.3 lid 4 van de ‘Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021’. In dit artikel is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorgdragen voor de interne controle (IC) op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen.
Voor wat betreft de interne controle wordt het jaar 2021 gekenmerkt door zowel consolidatie als doorontwikkeling. Net als in voorgaande jaren concludeert Deloitte na afloop van de door hen uitgevoerde interimcontrole 2021 dat er geen significante leemtes aanwezig zijn in de interne beheersing binnen de belangrijkste financiële processen van de Provincie in 2021. Hiermee wordt aangegeven dat de interne beheersing voldoende op orde is. Dat neemt niet weg dat op onderdelen verdere verbetering mogelijk is. Tegelijkertijd wordt het jaar 2021 ook gekenmerkt door het feit dat op een aantal terreinen met betrekking tot de interne beheersing gestart is met de noodzakelijke (door)ontwikkeling. Zo heeft de ambtelijke organisatie de nodige stappen gezet in de voorbereidingen voor de implementatie van genoemde wetswijziging met betrekking tot de Rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast is eind 2021 een applicatie aangeschaft die een groot deel van het proces van de uit te voeren interne controles automatiseert en daarmee een bijdrage levert aan meer efficiëntie en uniformiteit bij de uitvoering van de interne controles. Tenslotte heeft de organisatie, samen met Deloitte, de eerste stappen gezet om te komen tot een routekaart die aangeeft op welke wijze de kwaliteit van de geautomatiseerde omgeving van de Provincie verder verbeterd kan worden (zie ‘Ontwikkelingen voor 2022’).
De volgende interne controles zijn in 2021 uitgevoerd:
- Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie)
- Verstrekken en vaststellen subsidies
- Genereren van inkomsten (onderdeel Overige opbrengsten)
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer)
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen)
- Planning en Control (onderdeel Begrotingsuitvoering)
Naast de hiervoor genoemde interne controles zijn in 2021 ook, in samenwerking met de IT-auditor van de accountant, delen van de IT-audit uitgevoerd (onder andere beheer van toegangsrechten). Hierbij worden gedurende het jaar diverse controlewerkzaamheden uitgevoerd om een oordeel te vormen over de betrouwbaarheid en de integriteit van de geautomatiseerde omgeving van de organisatie.
Naar aanleiding van de in 2021 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het managementafspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.
Aanvullende interne controles/onderzoeken
Naast de reguliere interne controles is in 2021 ook een aantal aanvullende interne controles uitgevoerd. Aanleiding hiervoor kon zijn: interne/externe ontwikkelingen, verzoeken vanuit management en bestuur of aanbevelingen van de accountant zoals die zijn opgenomen in zijn managementletter. De uitvoering van deze aanvullende interne controles wordt hierna kort toegelicht.
Beheersing investeringsprojecten
In de managementletter 2020 heeft Deloitte aangegeven dat hij bij de uitvoering van zijn controle op de specifieke verantwoording van materiële investeringsprojecten heeft geconstateerd dat in sommige gevallen noodzakelijke correcties op een laat moment worden geconstateerd én worden doorgevoerd. Hierdoor ontstaat het risico dat sturingsinformatie ten behoeve van de projectbeheersing niet optimaal is. Begin 2021 heeft het Team AO/IC, als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020, samen met de accountant en de direct betrokken collega’s, diverse analyses uitgevoerd op onderdelen van de financiële verantwoording van materiele investeringsprojecten. Deze analyses hebben niet geleid tot materiele bevindingen. Deze analyses worden met ingang van 2021 jaarlijks uitgevoerd als onderdeel van de jaarrekeningcontrole.
Impact corona
Deloitte heeft in zijn managementletter 2020 aandacht gevraagd voor de mogelijke (financiële) risico’s die corona met zich meebrengt. Niet alleen met betrekking tot de reguliere processen, maar vooral ook met het oog op een aantal specifieke jaarrekeningdossiers. Deze specifieke jaarrekeningdossiers zijn:
a. Claims (schade bij infrastructurele werken en onderhoudsprojecten)
b. Debiteurenvorderingen
c. Subsidieverstrekking en – vaststellingen
d. Deelnemingen en verbonden partijen
e. Uitgeleende gelden en gewaarborgde geldleningen
Als onderdeel van de controle van de Jaarrekening 2020 is, specifiek in de hiervoor genoemde jaarrekeningdossiers, in het eerste kwartaal van 2021 onderzoek gedaan naar de mogelijke (financiële) effecten van corona. Uit dit onderzoek is gebleken dat deze financiële gevolgen zich maar in beperkte mate hebben voorgedaan in het verslagjaar 2020.