Ontwikkelingen 2022
Naast de hiervoor beschreven controleactiviteiten die betrekking hebben op 2021 is ook een aantal interne en externe ontwikkelingen te benoemen die van invloed (gaan) zijn op de interne beheersing van de Provincie. Deze ontwikkelingen worden hieronder toegelicht.
Impact corona
Net als voor de jaarrekening 2020 heeft Deloitte ook voor het opstellen van de jaarrekening 2021 bijzondere aandacht gevraagd voor de (mogelijke) invloed van corona op een aantal posten uit deze jaarrekening. Zo moet, naast de eerder genoemde jaarrekeningdossiers, ten behoeve van de jaarrekening 2021 extra aandacht worden geschonken worden aan de verantwoording van de beschikbaarheidsvergoedingen die zijn verstrekt aan de openbaar vervoersbedrijven. Vastgesteld moet worden of de in 2020 verstrekte vergoeding op een rechtmatige wijze is ingezet door de OV-bedrijven. Ook in 2021 heeft de organisatie de ontwikkelingen met betrekking tot corona op de voet gevolgd om tijdig en adequaat te kunnen reageren op de mogelijke (financiële) gevolgen hiervan. In de jaarrekening 2021 is een transparante verantwoording opgenomen over de financiële effecten voor het boekjaar 2021 als gevolg van corona (zie Impact coronapandemie op Jaarstukken 2021).
Rechtmatigheidsverantwoording Gedeputeerde Staten
Een belangrijke ontwikkeling voor de Provincie is, zoals ook eerder is aangegeven, de implementatie van de wetswijziging die erin voorziet dat met ingang van het verslagjaar 2022 Gedeputeerde Staten een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. De beoogde ingangsdatum was het verslagjaar 2021, maar mede als gevolg van de corona omstandigheden, heeft de Tweede Kamer deze wetswijziging nog niet formeel vastgesteld. De verwachting is dat dit in het eerste kwartaal van 2022 zal plaatsvinden en dat de ingangsdatum 1 januari 2022 zal worden. Dit houdt in dat Gedeputeerde Staten voor het eerst bij de jaarrekening 2022 een Rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Ondanks het feit dat de inwerkingtreding van deze wetswijziging is uitgesteld heeft de organisatie al de nodige stappen gezet ter voorbereiding van de implementatie hiervan. Zo hebben Provinciale Staten in juni 2021 besloten de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording (boven welk bedrag moeten onrechtmatigheden opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording) vast te stellen op 1% van de totale lasten van de provinciale begroting inclusief de dotaties aan de reserves. Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten (Commissie Onderzoek van de Rekening) hebben in december 2021 en februari 2022 afspraken met elkaar gemaakt over de frequentie én de inhoud van hun overleg over de controle op de rechtmatigheid. Tegelijkertijd is de ambtelijke organisatie in 2021 intensief bezig geweest met het uitvoeren van de noodzakelijke werkzaamheden om Gedeputeerde Staten zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen bij het samenstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze werkzaamheden lopen door tot en met 2022. In samenspraak met de accountant wordt de controle op de jaarrekening 2021 (periode maart – mei 2022) gebruikt om te kijken of de organisatie al in staat is om te voldoen aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording. Op deze manier worden mogelijke knelpunten tijdig ontdekt en kunnen noodzakelijke aanpassingen tijdig worden doorgevoerd. Op aangeven van de accountant vallen de volgende specifieke dossiers in de scope van dit leertraject:
1. Beoordeling begrotingsrechtmatigheid
2. Beoordeling uitputting gevoteerde kredieten
3. Naleving van de aanbestedingsregels
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
5. Staatssteun
Team AO/IC zal, al dan niet in samenwerking met direct betrokken collega’s, de relevante werkzaamheden uitvoeren. Review van de uitgevoerde werkzaamheden door de accountant, alsmede de rapportage daarover, vindt plaats in de periode maart tot en met mei 2022 en vormt een bijproduct van de jaarrekening 2021.
Automatisering en interne controle
In hun managementletter 2021 vraagt Deloitte nadrukkelijk aandacht voor de geautomatiseerde omgeving van de Provincie. Al enige jaren worden vanuit de IT-audit, die zowel door het team AO/IC als door Deloitte wordt uitgevoerd, bevindingen gerapporteerd, terwijl opvolging van de bijbehorende aanbevelingen op zich laat wachten. Opvolging van deze aanbeveling is noodzakelijk om de IT-omgeving en de relevante processen binnen de Provincie te verbeteren. Niet alleen in het licht van de reguliere bedrijfsvoering, maar zeker ook in het licht van de hiervoor genoemde implementatie van de Rechtmatigheidsverantwoording. Deze Rechtmatigheidsverantwoording wordt gebaseerd op het uitgangspunt dat de interne processen zodanig effectief werken dat onrechtmatigheden niet optreden of tijdig worden gesignaleerd en worden voorkomen voordat een financiële beheerhandeling wordt uitgevoerd. Op dit moment voldoen nog niet alle processen binnen de Provincie hieraan. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het feit dat de geautomatiseerde omgeving van de Provincie nog niet voldoet aan de minimale vereisten die hiervoor noodzakelijk zijn (o.a. toegang- en rechtenbeheer). De Provincie heeft de ambitie om de kwaliteit van de processen verder te verbeteren. Het investeren in (de kwaliteit van) de IT-omgeving van de Provincie is hierdoor noodzakelijk. Samen met Deloitte is de organisatie bezig een routekaart op te stellen waarin wordt beschreven welke stappen gezet moeten worden om te komen van de huidige situatie van de IT-omgeving naar de gewenste situatie.